Om att lämna anbud

Hur får jag tag i förfrågningsunderlag?
Du kan begära ett förfrågningsunderlag från kommunen via brev, e-post, fax eller telefon. Du får det inom sex dagar.
I förfrågningsunderlaget finns bland annat upplysning om
vad som ska upphandlas, avtalstid/leveranstid,

adress dit anbudsgivaren ska skicka sitt anbud,
när anbudet senast ska vara kommunen tillhanda,
hur länge anbudet ska vara giltigt/bindande för anbudsgivaren,
hur anbudet ska märkas samt
vem som lämnar upplysningar om upphandlingen.

Vad ska jag som anbudsgivare tänka på
Som anbudsgivare är det mycket du ska tänka på då du ska lämna anbud. Staffanstorps kommun har sammanställt nedanstående checklista att användas för att säkerställa att du får med all information i ditt anbud. Se också kommunens hemsida www.staffanstorp.se/

Du ska:

snarast möjligt läsa igenom förfrågningsunderlaget ordentligt (anbudsgivaren kan t ex bara ha en viss tid på sig att ställa frågor på underlaget, det kan ta tid att skaffa begärda dokument osv)
så långt möjligt följa förfrågningsunderlagets disposition/uppställning
svara på alla frågor som ställs och lämna alla uppgifter/dokument som begärs
uppfylla alla skall-krav (anbudet riskerar att bli förkastat om dessa krav inte är uppfyllda)
vara noggrann och angiva allt som kan vara av vikt för bedömningen av anbudet (när anbudet är inlämnat får kompletteringar och ändringar endast göras om det rör sig om uppenbara felräkningar/felskrivningar)
lämna uppgift om anbudsgivarens/företagets fullständiga adress, fax- och telefonnummer, e-postadress, namn på den som kan lämna upplysningar om anbudet och organisationsnummer
behörig person/firmatecknare undertecknar anbudet
se till att anbudet kommer kommunen tillhanda i rätt tid (anbud som inte är kommunen tillhanda på den dag som angives i förfrågningsunderlaget måste förkastas)

Vad händer sedan med anbudet
När kommunen har fått ditt anbud sker följande,

anbudet öppnas (huvudregeln är att detta ska ske samtidigt för samtliga inlämnade anbud och i närvaro av två av kommunen utsedda personer, som signerar anbudet)
anbudet kontrolleras så att alla begärda uppgifter och dokument finns med, skall-kraven är uppfyllda och inget behöver förtydligas
anbuden utvärderas i enlighet med de utvärderingskriterier, som angivits i förfrågningsunderlaget (inga andra skäl än de, som angivits får ligga till grund för upphandlingsbeslutet)
tilldelningsbeslut fattas
tilldelningsbesked tillsammans med beslutsmotivering/poängbedömning skickas ut (skickas till samtliga som lämnat anbud)
avtal skrivs och undertecknas

Om du inte är nöjd med ett upphandlingsbeslut
Från det att tilldelningsbesked lämnats skall det gå 10 dagar innan avtal får tecknas.

Under den här tiden (innan avtal har tecknats) har den anbudsgivare, som anser att upphandlingen handlagts på ett felaktigt sätt (formella fel) möjlighet att begära överprövning av tilldelningsbeslutet hos Länsrätten.

Om du som anbudsgivare inte är nöjd med ett upphandlingsbeslut, där avtal redan är tecknat med annan anbudsgivare, kan du väcka talan (klaga) vid allmän domstol (tingsrätt).

Sekretess
Under hela upphandlingsprocessen fram till dess att tilldelningsbeslut är fattat eller upphandlingen på annat sätt är avslutad, råder absolut sekretess om allt som rör upphandlingen. Uppgift om hur många och vem som har begärt förfrågningsunderlaget/-lämnat anbud får t ex inte lämnas ut. När upphandlingen är avslutad upphör sekretessen och samtliga handlingar, som rör upphandlingen, blir enligt huvudregeln offentliga. Sekretess kan dock fortsätta att gälla i vissa fall t ex till förmån för det allmänna eller enskild, se Sekretesslagen 6 och 8 Kap.

Om någon begär att få ut handlingar rörande en upphandling ska kommunen skyndsamt ta ställning till begäran och göra en sekretessprövning. Om prövningen leder till att handlingarna inte lämnas ut, ska ett motiverat skriftligt beslut med överklagandehänvisning lämnas. Den som inte är nöjd med beslutet kan överklaga detta till Kammarrätten.

Vill du veta mer?
Kontakta kommunens Upphandlingsenhet.